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DATENSCHUTZRICHTLINIE
1. Einführung
1.1 Die Synectics plc und ihre Tochtergesellschaften („wir“, „uns“, „unser“, „die Gruppe“) werden im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) als Verantwortliche für die Datenverarbeitung eingestuft. Das bedeutet, dass wir nicht nur dem Schutz der Privatsphäre und der Sicherheit personenbezogener Daten verpflichtet sind, sondern auch für die Entscheidung zuständig sind, wie wir diese speichern und verwenden.
1.2 Wir sind gemäß der DSGVO verpflichtet, zu erläutern, wie wir personenbezogene Daten erheben und verwenden, und haben uns dazu entschieden, dies über diese Datenschutzrichtlinie („Richtlinie“) zu tun.
1.3 Es ist wichtig, dass Sie diese Richtlinie lesen, da darin erläutert wird, wie und warum Ihre personenbezogenen Daten verwendet werden und wie lange sie aufbewahrt werden. Sie enthält auch bestimmte Informationen, die gemäß der DSGVO bereitgestellt werden müssen. Wenn Sie Fragen haben oder einen Einwand gegen eine Bedingung in dieser Richtlinie erheben möchten, wenden Sie sich bitte über die unten stehenden Kontaktdetails an uns.
Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns in der in dieser Richtlinie zusammengefassten Weise zu widersprechen. Wenn Sie jedoch auf Anfrage von uns keine personenbezogenen Daten angeben, können wir den Vertrag mit Ihnen möglicherweise nicht erfüllen oder müssen ein Produkt oder einen Dienst, das bzw. den Sie bei uns erworben haben, stornieren.
2. Datenschutzgrundsätze
2.1 Wir halten uns an die Datenschutzgesetze und -grundsätze, was bedeutet, dass Ihre personenbezogenen Daten:
2.1.1 rechtmäßig, fair und transparent verwendet werden;
2.1.2 nur für gültige Zwecke erhoben werden, die wir Ihnen klar erläutert haben, und nicht in irgendeiner Weise verwendet werden, die mit diesen Zwecken unvereinbar ist;
2.1.3 relevant sind für die Zwecke, die wir Ihnen genannt haben, und auf diese Zwecke beschränkt sind;
2.1.4 präzise sind und auf dem neuesten Stand gehalten werden;
2.1.5 nur so lange aufbewahrt werden, wie dies für die Zwecke erforderlich ist, über die wir Sie unterrichtet haben; und
2.1.6 sicher aufbewahrt werden.
3. Welche personenbezogenen Daten speichern wir über Sie?
3.1 „Personenbezogene Daten“, oder „persönliche Daten“ bezeichnen jegliche Information zu einer Einzelperson, anhand derer diese Person identifiziert werden kann. Daten, aus denen die Identität entfernt wurde (anonyme Daten), sind keine „personenbezogenen Daten“. Es gibt „besondere Kategorien“ sensiblerer personenbezogener Daten, die ein höheres Schutzniveau erfordern.
3.2 Wir können verschiedene Arten von personenbezogenen Daten erfassen, verwenden, speichern und übertragen, die wir wie folgt kategorisiert haben:
3.2.1 Identitätsdaten, etwa Ihr Vorname, Nachname, ein Profilbenutzername oder das Geburtsdatum;
3.2.2 Kontaktdaten, etwa Ihre E-Mail-Adresse, Postadresse oder Telefonnummer;
3.2.3 Technische Daten, etwa Ihre IP-Adresse, Ihre Anmeldedaten, Typ und Version Ihres Browsers, Ihre Zeitzoneneinstellung und Geoposition, Typen und Versionen von Browser-Plug-ins, Ihr Betriebssystem und Ihre Plattform sowie andere Technologien auf den Geräten, die Sie für den Zugriff auf unsere Website verwenden;
3.2.4 Profildaten, etwa ein Benutzername und ein Passwort;
3.2.5 Nutzungsdaten, etwa Informationen über die Art der Nutzung unserer Website, unserer Produkte und unserer Dienste durch Sie; sowie
3.2.6 Marketing- und Kommunikationsdaten, etwa Ihre Präferenzen hinsichtlich des Empfangs von Marketingmitteilungen von uns und unseren Geschäftspartnern und Ihre Kommunikationseinstellungen.
3.2.7 Aggregierte Daten, wie statistische oder demografische Daten für einen beliebigen Zweck. Aggregierte Daten können von Ihren personenbezogenen Daten abgeleitet werden, werden jedoch im Gesetz nicht als personenbezogene Daten betrachtet, da diese Daten weder direkt noch indirekt Ihre Identität offenlegen. Beispielsweise können wir Ihre Nutzungsdaten zusammenfassen, um den Prozentsatz der Benutzer zu berechnen, die auf eine bestimmte Seite der Website zugreifen. Wenn wir jedoch aggregierte Daten mit Ihren personenbezogenen Daten kombinieren oder verbinden, sodass sie Sie potenziell direkt oder indirekt identifizieren, behandeln wir die kombinierten Daten als personenbezogene Daten, die in Übereinstimmung mit dieser Richtlinie genutzt werden.
3.3 Wir erfassen keine speziellen Kategorien personenbezogener Daten von Ihnen (keine Details über ihre Rasse oder ethnische Zugehörigkeit, religiöse oder philosophische Überzeugungen, sexuelle Orientierung, Intimleben, politischen Meinungen, Gewerkschaftsmitgliedschaft, Informationen über Ihre Gesundheit oder genetische oder biometrische Daten). Außerdem erfassen wir keine Informationen über strafrechtliche Verurteilungen oder Straftaten.
4. Wenn Sie keine personenbezogenen Daten angeben
4.1 Wenn wir nach dem Gesetz oder aufgrund der Bestimmungen eines Vertrages mit Ihnen personenbezogene Daten erfassen müssen und Sie diese Daten auf Anforderung nicht bereitstellen, können wir den Vertrag, der mit Ihnen besteht oder den wir mit Ihnen schließen möchten, möglicherweise nicht erfüllen. In diesem Fall müssen wir möglicherweise ein Produkt oder eine Dienstleistung stornieren, das/die Sie von uns erhalten, aber wir werden Sie zur gegebenen Zeit benachrichtigen, wenn dies der Fall ist.
5. Wie erfassen wir Ihre personenbezogenen Daten?
5.1 Wir verwenden verschiedene Methoden zur Erfassung von Daten von Ihnen und über Sie. Zum Beispiel:
5.1.1 Direkte Interaktionen mit Ihnen: Sie können uns Ihre personenbezogenen Daten übermitteln, indem Sie Formulare ausfüllen oder mit uns per Post, Telefon, E-Mail oder anderweitig kommunizieren. Dazu gehören personenbezogene Daten, die Sie im Zuge folgender Aktivitäten bereitstellen:
5.1.1.1 Abonnements unseres Dienstes oder unserer Veröffentlichungen;
5.1.1.2 Anforderung von Marketingmaterial, das Ihnen gesendet werden soll;
5.1.1.3 Teilnahme an einem Wettbewerb, einer Werbeaktion oder einer Umfrage; oder
5.1.1.4 Übermittlung von Feedback.
5.1.2 Automatisierte Technologien oder Interaktionen: Während Sie mit unserer Website interagieren, können wir automatisch technische Daten über Ihre Geräte, Browser-Aktionen und Verhaltensmuster erfassen. Wir erfassen diese personenbezogenen Daten mithilfe von Cookies, Serverprotokollen und ähnlichen Technologien. Möglicherweise erhalten wir auch technische Daten über Sie, wenn Sie andere Websites besuchen, die unsere Cookies verwenden. Weitere Informationen finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.
5.1.3 Dritte oder öffentlich zugängliche Quellen: Wir können personenbezogene Daten über Sie von verschiedenen Dritten beziehen.
5.1.3.1 Technische Daten von den folgenden Parteien:
• Analyseanbieter wie Google mit Sitz außerhalb der EU; und
• Anbieter von Suchinformationen wie Google mit Sitz in der EU.
5.1.3.2 Kontakt- und Transaktionsdaten von Anbietern von Technik-, Zahlungs- und Lieferservices mit Sitz innerhalb der EU; und
5.1.3.3 Identitäts- und Kontaktdaten von externen Quellen (z. B. Handelsregister).
6. Wie verwenden wir Informationen über Sie?
6.1 Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten nur, wenn das Gesetz es erlaubt. Am häufigsten verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten in folgenden Fällen:
6.1.1 wenn wir den Vertrag erfüllen müssen, den wir mit Ihnen schließen möchten oder mit Ihnen geschlossen haben;
6.1.2 wenn dies für unsere legitimen Interessen (oder diejenigen eines Dritten) notwendig ist und Ihre Interessen und Grundrechte diese Interessen nicht überwiegen; sowie
6.1.3 wenn wir eine gesetzliche oder behördliche Verpflichtung einhalten müssen.
6.2 Wir verkaufen zu keinem Zeitpunkt personenbezogene Daten.
6.3 Im Allgemeinen berufen wir uns nicht auf Ihre Zustimmung als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, außer im Zusammenhang mit dem Versand von Mitteilungen zu Direktmarketingzwecken durch Dritte per E-Mail oder SMS. Sie haben das Recht, die Einwilligung zum Erhalt von Marketingmitteilungen jederzeit zu widerrufen. Hierzu wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten (Details unten).
Zweck
6.4 Wir haben nachfolgend in Form einer Tabelle dargelegt, wie wir Ihre personenbezogenen Daten vielleicht verwenden und auf welche rechtlichen Grundlagen wir uns dabei stützen. Außerdem haben wir angegeben, worin unsere legitimen Interessen bestehen.
6.5 Beachten Sie, dass möglicherweise mehr als eine rechtmäßige Grundlage zutrifft, je nachdem, zu welchem spezifischen Zweck wir Ihre Daten verwenden. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie weitere Informationen über die spezifische rechtliche Grundlage benötigen, auf der wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn mehr als eine Grundlage in der unten stehenden Tabelle genannt wird.
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Zweck/Aktivität
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Datentyp
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Rechtmäßige Grundlage für die Verarbeitung, einschließlich Begründung der legitimen Interessen
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Um Sie als neuen Kunden zu registrieren
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(a) Identität (b) Kontakt
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Um einen Vertrag mit Ihnen zu erfüllen
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Um unsere Beziehung mit Ihnen zu verwalten; dazu gehört es:
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Um es Ihnen zu ermöglichen, an einer Umfrage teilzunehmen
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(a) Identität (b) Kontakt (c) Profil (d) Nutzung (e) Marketing und Kommunikation |
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Verwaltung und Schutz unseres Unternehmens und dieser Website (einschließlich Fehlerbehebung, Datenanalyse, Tests, Systemwartung, Support, Berichterstellung und Datenhosting)
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Um Ihnen relevante Website-Inhalte und -Anzeigen zu zeigen und die Effektivität der Ihnen gezeigten Werbung zu messen oder zu analysieren
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(a) Identität (b) Kontakt (c) Profil (d) Nutzung (e) Marketing und Kommunikation (f) Technisch
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Aufgrund unserer legitimen Interessen notwendig (um herauszufinden, wie Kunden unsere Produkte/Dienstleistungen nutzen, um sie zu entwickeln, unser Geschäft auszubauen und unsere Marketingstrategie besser aufzustellen)
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Zur Nutzung von Datenanalysen zur Verbesserung unserer Website, unserer Produkte/Dienstleistungen, unseres Marketings, unserer Kundenbeziehungen und der Kundenerfahrungen
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(a) Technisch (b) Nutzung
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Aufgrund unserer legitimen Interessen notwendig (um Kundentypen für unsere Produkte und Dienstleistungen zu definieren, damit unsere Website aktuell und relevant bleibt, um unser Geschäft zu entwickeln und unsere Marketingstrategie besser aufzustellen)
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Um Ihnen Vorschläge und Empfehlungen zu Waren oder Dienstleistungen geben zu können, die für Sie von Interesse sein könnten
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(a) Identität (b) Kontakt (c) Technisch (d) Nutzung (e) Profil
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Aufgrund unserer legitimen Interessen notwendig (zur Entwicklung unserer Produkte/Dienstleistungen und für das Wachstum unseres Unternehmens)
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Änderung des Zwecks
6.5 Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten nur für die Zwecke, für die wir sie erfasst haben, es sei denn, wir sind der Meinung, sie aus anderen Gründen verwenden zu müssen, und diese anderen Zwecke sind mit dem ursprünglichen Zweck vereinbar. Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, inwiefern die Verarbeitung für den neuen Zweck gegebenenfalls mit dem ursprünglichen Zweck vereinbar ist, wenden Sie sich an uns. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck verwenden müssen, benachrichtigen wir Sie und erklären die rechtliche Grundlage, auf deren Basis wir dies tun können. Bitte beachten Sie jedoch, dass wir Ihre personenbezogenen Daten ohne Ihr Wissen oder Ihre Zustimmung verarbeiten können, sofern die Verarbeitung den oben genannten Regeln entspricht und gesetzlich erforderlich oder zulässig ist.
Marketing durch Dritte
6.6 Wir holen Ihr ausdrückliches Einverständnis ein, bevor wir Ihre personenbezogenen Daten für Marketingzwecke an ein Unternehmen außerhalb der Gruppe weitergeben.
Abmelden
6.7 Sie können uns oder Dritte jederzeit bitten, Ihnen keine Marketingnachrichten mehr zu senden, indem Sie den Abmelde-Links in einer beliebigen Marketingnachricht folgen.
Cookies
6.8 Sie können Ihren Internetbrowser so einstellen, dass alle oder mehrere Browser-Cookies abgelehnt werden oder dass Sie benachrichtigt werden, wenn Websites Cookies setzen oder auf Cookies zugreifen. Wenn Sie Cookies deaktivieren oder ablehnen, können einige Teile dieser Website möglicherweise nicht mehr verfügbar sein oder nicht richtig funktionieren. Weitere Informationen zu den von uns verwendeten Cookies finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.
Automatisierte Entscheidungsfindung
6.9 Sie unterliegen keinen Entscheidungen mit starken Auswirkungen, die sich allein auf die automatisierte Entscheidungsfindung stützen.
7. Datenaustausch – mit wem teilen wir Ihre Daten?
7.1. Möglicherweise müssen wir Ihre personenbezogenen Daten an die unten angegebenen Parteien weitergeben, um sie für die in der Tabelle in Absatz 6 weiter oben genannten Zwecke zu nutzen.
7.1.1. Interne Dritte wie unter 13 unten definiert;
7.1.2. Externe Dritte wie unter 13 unten definiert;
7.1.3. Besondere Dritte wie Google und
7.1.4. Dritte, an die wir gegebenenfalls Teile unseres Unternehmens oder unserer Vermögenswerte veräußern, denen wir solche übertragen oder mit denen wir solche fusionieren.
7.2. Alternativ können wir unter Umständen versuchen, andere Unternehmen zu erwerben oder mit ihnen zu fusionieren. Wenn eine Änderung an unserem Unternehmen erfolgt, dürfen die neuen Eigentümer Ihre personenbezogenen Daten auf dieselbe Weise nutzen wie in dieser Richtlinie beschrieben.
7.3. Wir verlangen von allen Dritten, die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten zu respektieren und sie gemäß dem Gesetz zu behandeln. Wir lassen nicht zu, dass unsere Drittanbieter Ihre personenbezogenen Daten für ihre eigenen Zwecke verwenden, und gestatten ihnen nur, Ihre personenbezogenen Daten für die angegebenen Zwecke und gemäß unseren Anweisungen zu verarbeiten.
Internationale Datenübertragungen
7.4 Manchmal kann es notwendig sein, einige Ihrer personenbezogenen Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) zu übertragen. Um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten ein angemessenes Schutzniveau erhalten, haben wir Schutzmaßnahmen implementiert, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten, wenn Ihre Daten in Länder außerhalb des EWR übertragen werden, wie zum Beispiel Standardvertragsklauseln für die Übermittlung personenbezogener Daten, die von der Europäischen Kommission genehmigt wurden, und wir haben auch die Möglichkeit, eine Risikobewertung durchzuführen, bevor wir personenbezogene Daten an sie übermitteln.
8. Datensicherheit – wie schützen wir Ihre Daten?
8.1 Wir haben angemessene Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um zu verhindern, dass Ihre personenbezogenen Daten versehentlich verloren gehen, auf unbefugte Weise verwendet oder gelesen, verändert oder offengelegt werden. Darüber hinaus beschränken wir den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten auf Mitarbeiter, Vertreter, Auftragnehmer und andere Dritte, die aus geschäftlichen Gründen auf Ihre Daten angewiesen sind. Sie verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur gemäß unseren Anweisungen und unterliegen einer Vertraulichkeitsverpflichtung.
8.2 Wir haben Verfahren eingeführt, um mit vermuteten Verletzungen der Datensicherheit umzugehen, und werden Sie und alle einschlägigen Regulierungsbehörden über einen vermeintlichen Verstoß benachrichtigen, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
9. Datenspeicherung – wie lange verwenden Sie meine Daten?
9.1 Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange wie nötig, um die Zwecke zu erfüllen, für die wir sie erfasst haben, einschließlich der Zwecke der Erfüllung aller gesetzlichen, Buchhaltungs- oder Berichtsvorschriften.
9.2 In der Regel wird die angemessene Aufbewahrungsfrist für personenbezogene Daten unter Berücksichtigung des Umfangs, der Art und der Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten, des potenziellen Risikos von Schäden durch unbefugte Nutzung oder Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten, der Zwecke, für die wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, und der Frage, ob wir diese Zwecke durch andere Mittel erreichen können, sowie der geltenden gesetzlichen Bestimmungen ermittelt.
10. Welche Rechte haben Sie in Bezug auf Ihre Daten?
10.1 Unter bestimmten Umständen haben Sie folgende Rechte:
10.1.1 Zugriff anfordern auf Ihre persönlichen Daten (allgemein bekannt als „Zugriffsanforderung der betroffenen Person“). Dies ermöglicht es Ihnen, eine Kopie der von uns zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten und zu überprüfen, ob wir diese rechtmäßig verarbeiten.
10.1.2 Bitte um Berichtigung der personenbezogenen Daten, die wir zu Ihrer Person gespeichert haben. Dadurch können Sie unvollständige oder ungenaue Daten, die wir über Sie gespeichert haben, korrigieren lassen.
10.1.3. Beantragung der Löschung Ihrer personenbezogenen Daten. Damit können Sie uns bitten, personenbezogene Daten zu löschen oder zu entfernen, wenn es keinen guten Grund für uns gibt, diese weiter zu verarbeiten. Sie haben auch das Recht, uns zu bitten, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen oder zu entfernen, wenn Sie Ihr Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung ausgeübt haben (siehe unten).
10.1.4 Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn wir uns auf ein berechtigtes Interesse (oder das eines Dritten) stützen und Sie aufgrund Ihrer Situation der Verarbeitung aus diesem Grund widersprechen möchten. Sie haben auch das Recht, Widerspruch einzulegen, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke des Direktmarketings verarbeiten.
10.1.5. Beantragung der Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Dadurch können Sie uns auffordern, die Verarbeitung personenbezogener Daten zu Ihrer Person auszusetzen, zum Beispiel, wenn Sie möchten, dass wir ihre Richtigkeit nachweisen oder den Grund für die Verarbeitung nennen.
10.1.6 Beantragung der Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an eine andere Partei.
10.2 Wenn Sie eines der oben genannten Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten (Details unten).
11. Datenschutzbeauftragter
11.1 Wenn Sie Fragen zu dieser Richtlinie oder zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte wie folgt an den Datenschutzbeauftragten der Gruppe:
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Per Post:
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Datenschutzbeauftragter Synectics plc Synectics House 3-4 Broadfield Close Sheffield S8 0XN |
Per E-Mail: | legalandsecretarial@synecticsplc.com |
12. Beschwerden
12.1 Sie haben auch das Recht, jederzeit eine Beschwerde an das Information Commissioner’s Office (ICO), die britische Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, unter www.ico.org.uk zu richten.
13. Glossar
13.1 Die folgenden Wörter und/oder Ausdrücke in dieser Richtlinie haben folgende Bedeutung:
Legitimes Interesse bedeutet das Interesse unseres Unternehmens am Betrieb und an der Verwaltung unseres Unternehmens, um Ihnen das beste Produkt, den besten Dienst und ein erstklassiges, sicheres Erlebnis bieten zu können. Wir stellen sicher, dass wir potenzielle Auswirkungen auf Sie (positiv und negativ) und Ihre Rechte berücksichtigen, bevor wir Ihre personenbezogenen Daten für unsere legitimen Interessen verarbeiten. Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten nicht für Aktivitäten, bei denen unsere Interessen geringer zu bewerten sind als die Auswirkungen auf Sie (es sei denn, wir haben Ihre Zustimmung, oder sind anderweitig gesetzlich dazu verpflichtet oder befugt). Weitere Informationen darüber, wie wir unsere legitimen Interessen im Vergleich mit möglichen Auswirkungen auf Sie bei bestimmten Aktivitäten bewerten, erhalten Sie direkt von uns.
Erfüllung des Vertrags bedeutet, dass Ihre Daten verarbeitet werden, wenn dies für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind, notwendig ist, oder zur Ergreifung von Maßnahmen auf Ihre Anforderung hin, bevor solch ein Vertrag geschlossen wird.
Einhaltung einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung bedeutet, dass Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, wenn wir durch eine gesetzliche oder behördliche Vorschrift, der wir unterliegen, dazu verpflichtet sind.
Interne Dritte sind andere Unternehmen der Gruppe, die in Deutschland, den Vereinigten Staaten von Amerika, Macau oder Singapur ansässig sind.
Externe Dritte sind (i) professionelle Berater, einschließlich Rechtsanwälten, Bankmitarbeitern, Auditoren und Versicherern, die Beratung, Bankdienstleistungen, Rechts-, Versicherungs- und Buchhaltungsdienstleistungen anbieten, und/oder (ii) die britische Steuerbehörde HM Revenue & Customs, Aufsichtsbehörden und andere Behörden, die als Verarbeiter oder gemeinsame Verantwortliche im Vereinigten Königreich fungieren und an die unter bestimmten Umständen über die Verarbeitungsaktivitäten zu berichten ist.